Tema general 13: Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación

¿Cómo se denomina al conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes, según el Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos?

A) Expediente administrativo electrónico.

B) Sede electrónica.

C) Archivo electrónico único.

D) Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Conforme con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, ¿cuál de los siguientes archivos es el responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación?

A) Archivos de oficina o de gestión.

B) Archivos generales o centrales de los Ministerios.

C) Archivo intermedio.

D) Archivo Histórico Nacional.

De acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ¿cómo se deben anotar los asientos en el Registro Electrónico General de cada Administración?

A) Por orden alfabético de los documentos para facilitar su localización y consulta.

B) Respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indicando la fecha del día en que se produzcan.

C) Agrupados por nivel jerárquico del órgano receptor o emisor de los documentos, indicando la fecha de entrada o salida según corresponda.

D) Por la fecha del documento a registrar.

De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, el Archivo General de la Administración tiene entre sus funciones:

A) Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.

B) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

C) Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.

D) Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.

Señale la respuesta INCORRECTA en relación con la presentación de documentación en un Registro:

A) Las Administraciones deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que la documentación a registrar únicamente podrá presentarse de forma presencial en atención a los colectivos que carecen de acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

B) Las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

C) Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones deberán ser digitalizados, según la normativa aplicable.

D) Se podrá llevar a cabo la presentación de una solicitud en el registro electrónico todos los días del año durante las veinticuatro horas.

Señale la respuesta correcta en relación con la presentación de documentación de D. Adrián dirigida a la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid:

A) Podía presentarla en el Registro del Ministerio de Sanidad aunque el escrito fuera dirigido a un órgano de la Comunidad de Madrid.

B) Debería haberla presentado en alguno de los Registros de la Comunidad de Madrid, no siendo correcta su presentación en el Registro del Ministerio de Sanidad.

C) D. Adrián no podía presentar la documentación en un Registro, ya que los menores de edad requieren la asistencia de la persona que ejerza su patria potestad o tutela en toda actuación ante las Administraciones Públicas.

D) Solo podía haber presentado la documentación en el Registro de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid, al ser el órgano al que iba dirigida su documentación.

Respecto a la Dirección General que quiere racionalizar su sistema de archivos y documentos, ¿a qué archivo ha de transferir los expedientes y documentos que han concluido su tramitación y su etapa de utilización y consulta de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración?

A) Al Archivo Central del Ministerio de Educación y Formación Profesional.

B) Al Archivo General de la Administración.

C) Al Archivo Histórico Nacional.

D) Al Archivo Central del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Y, según el Real Decreto 1708/2011, antes de la transferencia indicada en la pregunta anterior, ¿cuál es el tratamiento que se debe dar a los documentos de apoyo informativo obrantes en esos expedientes?

A) Identificarlos en series y elaborar el cuadro de clasificación previo a su transferencia al correspondiente archivo.

B) Elaborar la correspondiente relación de entrega antes de su transferencia periódica al correspondiente archivo.

C) Aplicar programas de reproducción en soportes alternativos para garantizar su conservación y fomentar su difusión.

D) Eliminarlos.

¿Según el artículo dos del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, un ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, es la definición de:

A) Balduque.

B) Metadato.

C) Documento.

D) Legajo.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación, es una función de:

A) El Archivo central.

B) El Archivo de oficina.

C) El Archivo intermedio.

D) El Archivo histórico.